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Reuniões vs. Produtividade

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Não dá para negar que reuniões são ferramentas essenciais. São nelas que ficamos frente a frente com outras áreas, definimos metas e tomamos decisões. Agora, se você está no time de pessoas que se pergunta a que horas vai executar as tarefas que acumula durante as inúmeras reuniões que participa num só dia, este artigo é para você.

 

O volume de reuniões é tão grande, que em algumas empresas existem pré-reuniões para discutir a agenda da pré-reunião de uma importante reunião. Para não entrar no mérito da importância dos encontros, vamos discorrer apenas sobre as sugestões de como conduzi-los.

 

Supondo que ‘A Reunião’ seja absolutamente necessária, é importante estabelecer uma agenda viável, com pontos bem definidos e tempo de discussão para cada um. A agenda também precisa prever o estabelecimento das metas e dos resultados desejados, que serão lidos ao final do encontro.

 

O público a ser convocado é outro ponto crucial. Muitas vezes, as discussões se alongam – sem contribuir em nada para o resultado final – por conta de um grupo imenso de colaboradores. Grupos menores, escolhidos a dedo, facilitam o consenso e o tempo de debate. Menos é mais.

 

Com o grupo listado, é prudente definir papéis para cada participante e avisá-lo com antecedência. O primeiro deles é o facilitador, que é o dono do projeto em questão e líder da reunião. Será ele quem apresentará a agenda e estabelecerá o escopo do trabalho. Com uma postura neutra, o facilitador também intermedia, quando necessário, os debates mais acalorados.

 

Os experts são aqueles profissionais que dominam o assunto, capazes de tomar decisões-chave já na reunião. Eles geralmente levam seus colaboradores, profissionais que não tomam decisões, mas que podem opinar sobre o assunto. O secretário é quem toma nota de todos os tópicos discutidos, ações e prazos definidos pelo grupo. A ata da reunião é, então, devolvida ao facilitador, para que este a revise e a encaminhe em seguida aos participantes.

 

As reuniões sistemáticas possibilitam que as áreas envolvidas dimensionem melhor o volume de trabalho que as impacta.  Por consequência, o que se vê são encontros mais objetivos e uma periocidade mais adequada daquilo que entendemos por uma reunião estritamente necessária.

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